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Suite au Covid, le télétravail s’est imposé en France dans les entreprises qui le peuvent. Il est souvent un choix, notamment pour les développeurs, et il est devenu à cette dernière occasion, une obligation. A priori simple, avec un bon ordinateur et une connexion Internet rapide, il nécessite pourtant une préparation et n’est pas dépourvu d’inconvénients. Regardons de plus près comment vous pouvez lever les freins quant à la mise en place du télétravail, pour favoriser la productivité, sans sacrifier la collaboration.
L’actualité a subitement mis le télétravail sur le devant de la scène. Si les télétravailleurs doivent adapter leur vie à cette nouvelle organisation, les employeurs doivent aussi suivre des règles et instaurer un fonctionnement qui convienne à tous.
Les accords collectifs, ou une charte spécifique à une entreprise, déterminent en principe les modalités du télétravail. Il est dans tous les cas possible :
• D’accorder le télétravail à un employé dès son embauche ou au cours de son contrat.
• De mettre en place le télétravail de manière occasionnelle ou continue, pour une seule partie des collaborateurs ou pour tous.
Que faire si aucun accord collectif ou charte n’ont été signés ? Là aussi, les règles sont souples, pourvu que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Par accord oral tacite ou par écrit, l’employeur et le collaborateur décident de l’existence du télétravail et de ses conditions. La confiance est donc le maître-mot, d’autant plus qu’il n’est pas nécessaire de l’écrire noir sur blanc sur le contrat. Mais mieux vaut prévenir que guérir : pour que votre salarié ne vous demande pas de payer pour le remplacement d’un ordinateur alors que ce n’était pas prévu, signez un document écrit, même sur une nappe de restaurant.
⚠️Vous ne pouvez pas obliger votre collaborateur à accepter ce mode de travail. Cependant, s’agissant du coronavirus, c’est la loi qui oblige les entreprises à le mettre en place le temps de la crise.
Les obligations légales sur le télétravail ont avant tout pour but de protéger les deux parties. Cela se traduit par :
• L’information au salarié de ses devoirs, notamment en matière de sécurité des données de l’entreprise. Et, par conséquent, de la bonne utilisation de l’outil informatique.
• Un entretien annuel afin de déterminer les bons et les mauvais côtés du télétravail, et ce qu’il est possible d’améliorer. Le cas échéant, cela peut aussi être le moment d’y mettre un terme.
C’est étonnant, mais l’entreprise n’est pas légalement obligée de rembourser les frais liés au télétravail : tout dépend de ce qui est précisé dans l’accord collectif ou la charte pour le télétravail. Pour autant, rares sont les entreprises à laisser ces frais à leurs collaborateurs ! La charte ou l’accord d’entreprise sont là pour clarifier ce point central du télétravail. D’autant plus que télétravailler nécessite d’avoir du matériel irréprochable qui, dans le même temps, sécurise les données de l’entreprise.
Les employeurs optent donc, dans la plupart des cas, pour l’apport du matériel. La crise du coronavirus, qui a obligé tous les « travailleurs de bureau » à faire du télétravail d’un jour à l’autre, a cependant assoupli toutes ces règles dans un contexte exceptionnel.
Bon à savoir : le remboursement des frais engagés par le salarié en télétravail peut être partiellement exonéré de charges sociales pour les entreprises.
Ces dernières années, les outils de communication pour favoriser le télétravail ne cessent de progresser. Les deux catégories d’outils essentiels concernent la communication et l’organisation, auxquelles s’ajoute, pour les salariés, l’intranet de l’entreprise.
Quels sont les outils indispensables pour faciliter les journées de travail à distance entre l’employeur et ses salariés ?
La communication par vidéo, les fameuses conf call, se sont démocratisées partout. Être en réunion à 50, avec des participants situés à des endroits différents, n’a plus rien d’exceptionnel. Par ailleurs, devoir télécharger un logiciel est aujourd’hui de l’histoire ancienne dans bien des cas. Un lien suffit maintenant pour se rendre sur un site dédié et participer à une réunion en ligne : Skype (+ skype online) bien sûr, mais aussi Zoom, Google Meet ou encore Wherebysont d’excellents outils. Il est par ailleurs envisageable – lorsque l’administrateur le décide – d’enregistrer les conversations. Des entreprises de la Tech proposent aussi des outils de réunions digitales hyper sécurisés.
Les e-mails sont pratiques, mais pour discuter avec son équipe, leur afflux complique souvent les choses. Des applications en ligne et sur mobile, comme Slack, Microsoft Teams, ont vocation à remplacer l’e-mail pour discuter entre collègues, qu’ils soient dans le bureau d’en face ou en télétravail. Pour des bases de données qui changent d’Excel, Airtable est un excellent outil d’équipes.
Utiliser un outil de suivi de projet est obligatoire pour connaître l’avancement d’un dossier et se fixer des deadlines. Trello, Asana, Basecamp et bien d’autres applications de gestion de tâches facilitent le travail à distance, sans avoir à transmettre plusieurs e-mails. Pour le développement de logiciels, Jira permet de suivre le workflow, de livrer les projets et de télécharger des rapports de performance.
En période de crise ou en temps normal, le télétravail peut faire craindre aux employeurs une perte de contact avec leurs salariés. C’est bien souvent le principal frein à ce mode de fonctionnement, et pas seulement du côté des employeurs. Les salariés ont parfois peur de rompre le lien qui les unit à leurs collègues et à leur hiérarchie et ne se sentent pas dans une ambiance de travail en dehors de leur entreprise.
En tant qu’employeur, vous devez donc encourager le télétravail pour ceux qui le souhaitent vraiment. De nombreux développeurs ont d’ailleurs cette volonté d’un fonctionnement à distance, à temps plein ou quelques jours par semaine.
La réussite du télétravail tient dans le volontariat en priorité. Quant aux freins de l’employeur – la peur que le salarié fasse ses lessives à la place de son travail par exemple – ils peuvent facilement être levés par :
• Des réunions régulières en visioconférence, comme un brief matinal par exemple, pour démarrer la journée avec les informations essentielles.
• Fixer des objectifs pour la journée de sorte à optimiser la productivité.
• Des feedbacks (au moins au début), sur le déroulement du télétravail et les possibilités de poursuivre ce mode de fonctionnement.
Le télétravail, lorsqu’il est choisi par le salarié, peut offrir aux entreprises plus d’avantages que d’inconvénients. Les développeurs, en particulier, sont nombreux à privilégier cette option pour leur activité, même en étant salariés.
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