Embaucher son premier salarié : obligations, étapes et bonnes pratiques.

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Ça y est ? Vous avez affronté les démarches de création d’entreprise, négocié votre premier bureau et gagné (ou levé !) assez d’argent pour recruter ?
Bravo, il ne vous reste plus qu’à trouver votre premier Talent et à suivre notre checklist pour optimiser son embauche ✍

Voici les démarches principales à effectuer pour embaucher votre premier salarié.

# Signer sa promesse d’embauche

A noter : ce n'est pas obligatoire mais plutôt une bonne pratique 👍

Une fois avoir cherché, parfois pendant des mois, LA bonne personne à embaucher, vous avez enfin trouvé le Talent qu’il vous faut. Vous avez « topé » 😅 et êtes certains que votre nouvelle collaboration sera merveilleuse... Très bien, mais n’oubliez pas de vous engager réciproquement en signant une promesse d’embauche. Ce document rassurera votre nouvelle recrue quant à votre engagement et lui permettra de poser sa démission sereinement (si elle est en poste) ou à minima d’arrêter sa recherche d’emploi. Un exemplaire de la promesse d’embauche doit donc lui être remis.

Attention à l’autorisation de travail. Ça peut sembler évident, mais il vaut mieux y penser avant de s’engager. Assurez-vous que votre candidat(e) idéal(e) possède une autorisation de travail en cours de validité. Par exemple pour un étranger : un visa, titre de séjour ou autre document de séjour est nécessaire (sauf UE). Plus d’infos à ce sujet par ici.

Remarque : La promesse d’embauche est surtout utile lorsque la prise de poste ou la signature du contrat est prévue tardivement (quelques semaines ou mois). Si le contrat peut être immédiatement ou très rapidement signé, vous pouvez très bien vous en passer.

# Signer son contrat de travail

A l’image de votre future collaboration, il doit être clair, transparent et irréprochable. Il vous en faudra plusieurs exemplaires dont un pour votre nouvel employé.
Dans les faits, le contrat est généralement signé quelques jours, semaines ou mois avant la prise de poste prévue mais il est également très fréquent que la signature soit effectuée le premier jour de travail.

Selon votre activité, des clauses peuvent être ajoutées à un contrat classique ; faites appel à un avocat spécialisé ou à des sites de conseils légaux qui pourront éditer votre contrat sur mesure.

Attention cependant aux templates de contrats disponibles gratuitement sur le web. Ils sont souvent très incomplets, mal adaptés et ne protègent pas forcément les deux parties comme il le faudrait d’un point de vue juridique.

# Remplir sa déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Plus communément dit : « déclarer » son salarié. Faites le directement sur le site de L’Urssaf, qui centralise les informations et les dispatche aux autres organismes pertinents.

Pour vous, cette déclaration permet d’être immatriculé en tant qu’employeur au régime général de la sécurité sociale, d’être affilié au régime d’assurance chômage et de demander votre adhésion à un service de santé du travail.
Pour votre salarié, la DPAE permet d’être immatriculé à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) et aussi de faire une demande de visite d’information et de prévention (VIP) ou d’un examen d’aptitude médical (EAM) à l’embauche, pour votre salarié.

Cette déclaration est à remplir et à envoyer dans les huit jours qui précédent la date de prise de poste prévue de votre salarié.
Vous devrez également remettre un exemplaire de cette DPAE à votre salarié.

# Organiser sa visite médicale

Comme vu dans le point précédent, il est obligatoire de faire passer une visite d’information et de prévention, anciennement « visite médicale d’embauche ». Cette visite doit avoir lieu dans les trois mois qui suivent la prise de poste du salarié, sauf en cas de dispense.
Vous trouverez plus d’informations à ce sujet par ici.

# Renseigner votre Registre unique du personnel

Sous forme papier ou digitale, la tenue d’un registre est obligatoire dès le 1er salarié. Vous devrez ainsi inscrire des informations précises concernant votre salarié (c’est à faire pour chaque salarié, dans l’ordre chronologique des recrutements).

# Mettre en place sa complémentaire santé et prévoyance

Obligatoire depuis 2016, l’employeur doit informer, proposer et même s’assurer que le salarié ait bien une complémentaire santé. Vous devrez la prendre en charge à 50% minimum (voir plus selon les conventions).

Les statuts (cadre, agent de maitrise…) et les conventions collectives régissent également la prévoyance (La convention Syntec impose par exemple un contrat de prévoyance pour tous les salariés).

Si vous souhaitez plus d’infos, contactez la team Alan de notre part.

# Prévoir ses futurs entretiens professionnels

D’un point de vue légal, un entretien entre l’employeur et le salarié est obligatoire tous les deux ans, afin de discuter des perspectives d’évolution et des formations adéquates éventuelles.

Dans les faits, un entretien annuel semble être un minimum. Dans certains métiers, des points trimestriels voir mensuels font partie des bonnes pratiques pour s’assurer du bien-être du salarié, de ses souhaits à court terme ou encore de son implication.

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